Yogyakarta, Kamis, 14 November 2024. Dalam rangka penguatan fungsi kehumasan di lingkungan Universitas Gadjah Mada, Sekretariat Universitas UGM mengadakan Focus Group Discussion (FGD) terkait Pedoman Komunikasi Eksternal yang dilaksanakan di Ruang Multimedia 1, Lantai 3 sayap utara, Gedung Pusat UGM. Kegiatan ini diadakan pada pukul 09.30 WIB s.d. 12.15 WIB, mengundang sejumlah perwakilan staf humas, kantor, dan unit kerja di lingkungan FIB UGM. Sebagai pemapar materi Komunikasi Eksternal, Winda Pratiwi, Farchan Noor Rachman, dan Mohamad Ryan Saputra, menjadi narasumber kegiatan.
Kegiatan dimulai dengan pemaparan pertama oleh Winda Mizwar Pratiwi terkait mind mapping journey struktur organisasi dan pemetaan komunikasi ke berbagai stakeholders dalam lingkungan unit kerja di UGM. Dalam sesi ini, Winda menjelaskan pentingnya feedback dan pengaturan respon yang sesuai untuk mengurangi miskomunikasi. Cara kerja komunikasi kita pada saat ini mencangkup: Data Collection, Sharing Knowledge, Pedoman SOP, dan Internalisasi SOP/Pedoman.
Sesi berikutnya dipaparkan oleh Mohamad Ryan Saputra mengenai analisis tingkatan kepentingan stakeholders yang terdiri atas:
- Level 1: Kepentingan Tinggi, Keterlibatan Tinggi
- Level 2: Kepentingan Tinggi, Keterlibatan Rendah
- Level 3: Kepentingan Rendah, Keterlibatan Tinggi
- Level 4 Kepentingan Rendah, Keterlibatan Rendah
Masing-masing kepentingan memiliki strategi komunikasi, preferensi saluran komunikasi, kegiatan utama, dan aturan penyaluran komunikasi yang harus diperhatikan. Hal ini bertujuan untuk memantau ketat aktivitas komunikasi ke publik dan pengambil keputusan bidang kehumasan.
Setelah pemaparan pedoman komunikasi eskternal oleh Ryan Saputra, Farchan Noor Rachman melanjutkan pemaparan panduan komunikasi media mengenai peran jubir dalam penyampaian komunikasi ke publik, kriteria serta Do’s dan Don’ts jubir, dan alur publikasi informasi. Ia juga menambahkan teknis bentuk publikasi dan penyebaran informasi terkait UGM secara cetak maupun digital harus sesuai dengan brand guidelines UGM yang telah ditetapkan.
