Yogyakarta, 16/4/25 — Dalam upaya untuk meningkatkan kapasitas pengelolaan komunikasi institusional, Unit Humas dan Kerja Sama Fakultas Ilmu Budaya (FIB) Universitas Gadjah Mada (UGM) melakukan kunjungan ke Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (Fisipol) UGM pada Rabu, 16 April 2025. Kunjungan ini bertujuan untuk mempelajari dan menganalisis praktik-praktik terbaik yang diterapkan oleh Fisipol, terutama terkait dengan pengelolaan media sosial, strategi komunikasi digital, serta manajemen reputasi fakultas yang dilakukan oleh unit kerja Faculty Secretary Fisipol UGM.
Dalam kunjungan ini, Unit Humas dan Kerja Sama FIB UGM disambut oleh Velina Aulia, perwakilan dari Faculty Secretary Fisipol UGM yang berposisi sebagai Social Media Manager dan Alumni Relations. Kegiatan dimulai dengan paparan menyeluruh mengenai struktur organisasi dan alur kerja yang diterapkan di Faculty Secretary Fisipol UGM. Faculty Secretary berperan langsung di bawah koordinasi Dekan yang menangani berbagai bidang, seperti akademik, riset, serta keuangan dan sumber daya manusia. Hal ini menunjukkan pentingnya peran komunikasi dalam mendukung visi dan misi fakultas, serta dalam menjaga hubungan dengan audiens internal dan eksternal.
Pada kesempatan tersebut, tim Faculty Secretary Fisipol UGM menjelaskan berbagai kanal media sosial yang mereka kelola. Instagram menjadi platform utama yang digunakan untuk publikasi dinamis dan konten yang interaktif, sementara LinkedIn digunakan untuk menjalin hubungan dengan alumni dan mitra profesional. WhatsApp Business berfungsi sebagai kanal untuk komunikasi layanan publik, sementara grup WhatsApp digunakan untuk penyebaran informasi internal antar tendik, dosen, dan mahasiswa. Di samping itu, Fisipol UGM juga memiliki kanal YouTube yang dikelola oleh divisi terpisah, khusus untuk penyebaran konten berbasis pengetahuan.
Dalam menjelaskan strategi konten, tim Faculty Secretary memaparkan pilar-pilar komunikasi yang membentuk dasar dari setiap publikasi yang dikeluarkan. Pilar pertama, yaitu “Good News Fisipol”, berfokus pada prestasi dosen dan mahasiswa yang memiliki tingkat engagement tinggi. Pilar kedua, “Info Fisipol”, menyampaikan informasi-informasi terkait akademik dan layanan fakultas dengan menggunakan bahasa yang formal dan baku. Pilar ketiga, “Sudut Fisipol”, menyajikan konten ringan yang lebih bersifat naratif dan bersifat personal, seperti cerita-cerita menarik dari kegiatan kemahasiswaan atau pengalaman sehari-hari Sivitas Akademika Fisipol UGM.
Selain itu, tim Faculty Secretary Fisipol UGM juga menekankan pentingnya prinsip responsif dalam komunikasi publik, dengan standar waktu tanggapan yang maksimal adalah 1×24 jam. Meskipun demikian, dalam menangani komentar negatif, tim komunikasi mengadopsi kebijakan selektif, di mana respons hanya diberikan jika isu yang muncul bersifat kolektif dan berdampak luas kepada institusi.
Yang menarik dari praktik yang diterapkan oleh Faculty Secretary Fisipol UGM adalah bagaimana mereka mampu mengangkat konten yang sederhana namun tetap relevan dengan audiens. Momen-momen seperti penanaman anggrek, kehadiran kucing kampus, atau kegiatan lainnya, meskipun tidak signifikan, tetap dijadikan bagian dari narasi komunikasi yang membangun kedekatan emosional antara Fisipol dan audiensnya.
Kunjungan ini memberikan wawasan yang sangat berharga bagi tim Humas dan Kerja Sama FIB UGM, terutama dalam memahami bagaimana komunikasi strategis dan pengelolaan reputasi institusi dapat dilakukan dengan terstruktur, berbasis data, dan relevan dengan perkembangan digital saat ini. Diharapkan, pengetahuan yang diperoleh dari kunjungan ini dapat diterapkan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan komunikasi dan kerja sama di FIB UGM di masa mendatang.
[Humas FIB UGM, Muhammad Ebid El Hakim]
